Ukoliko želite organizirati Grundtvig struèno usavršavanje u Republici Hrvatskoj te želite da se nalazi u bazi podataka, kao prvo proèitajte poglavlje o Grundtvig programu u Vodièu kroz Program za cjeloživotno uèenje kao i Poziv na natjeèaj za Program za cjeloživotno uèenje za 2013. godinu. Oba dokumenta su dostupna na mrežnim stranicama Europske komisije i Agencije za mobilnost i programe EU te daju više informacija o trajanju usavršavanja, o financiranju, o prioritetima, itd.
Prijavni obrazac s opisom usavršavanja i Izjavu o prihvaæanju uvjeta organizacije usavršavanja ste dužni poslati na adresu Nacionalne agencije države u kojoj se nalazi organizator usavršavanja. Ukoliko je usavršavanje namijenjeno sudionicima i Comenius i Grundtvig potprograma, podatke o usavršavanju i Izjavu o prihvaæanju uvjeta organizacije usavršavanja trebate poslati dva puta, jednom za organizaciju Comenius struènog usavršavanja i jednom za organizaciju Grundtvig struènog usavršavanja.
U dokumentu „Instructions for In service training providers" objašnjeni su naèini podnošenja prijave za organizaciju struènog usavršavanja. Prilog 1 dokumenta opisuje naèin ispunjavanja i slanja obrasca za organizaciju usavršavanja kako bi usavršavanje bilo objavljeno u bazi. Prilog 2 dokumenta sadrži Izjavu o prihvaæanju uvjeta organizacije usavršavanja koja mora biti potpisana i poslana na adresu Nacionalne agencije.
Za usavršavanja koja proizlaze iz programa Sokrat i centraliziranih projekata Programa za cjeloživotno uèenje zahtjev za uvrštavanje u bazu podataka teèajeva podnose iskljuèivo koordinatori projekta.
Ukoliko koordinator projekta ne želi organizirati usavršavanje, pravo organizacije usavršavanja može prenijeti na projektnog partnera. Koordinator projekta je dužan obavijestiti svoju matiènu Nacionalnu agernciju o nastaloj promjeni. Nacionalna agencija koordinatora tada æe informirati Nacionalnu agenviju novog organizatora.
Datum podnošenja prijave: ne postoji krajnji rok za prijavu organizacije struènog usavršavanja, ali preporuèamo Vam da prijavni obrazac pošaljete što je prije moguæe. Najbolje bi bilo da prijavni obrazac pošaljete najkasnije u roku od 10 mjeseci prije datuma poèetka usavršavanja, kako bi sve pojedinosti vezano uz usavršavanje bile dostupne potencijalnim sudionicima usavršavanja na vrijeme.
Nacionalna agencija kojoj je prijava podnesena æe izvršiti provjeru formalnih kriterija prijave u skladu s kriterijaima objavljenim u dokumentu COM-GRU-IST database-eligibility check. Ukoliko je potrebno, Nacionalna agencija može od Vas zahtijevati dodatne informacije.
Svi sudionici struènog usavršavanja šalju završno izvješæe o obavljenoj aktivnosti usavršavanja matiènoj Nacionalnoj agenciji. Usavršavanja koja su u izvješæima ocjenjena kao loša i na koja sudionici šalju pritužbe mogu biti uklonjena iz baze podataka.
