Povratak na naslovnicu
Engleski
 
 
 
 
  Početna stranica > Erasmus+ > Informacije za područje mladih > 2014. > FAQ KA1
 

PRIJAVA  PROJEKTA

1. Koliki je minimalan broj partnera na projektu razmjene mladih?

 Za razmjenu mladih potrebna su minimalno dva partnera (bilateralna razmjena mladih). Dakle, uz Vas kao predlagača potreban je minimalno još jedan partner iz druge zemlje.

2. Mogu li u KA1 projektu sudjelovati dva partnera, oba iz Hrvatske?

Svi projekti unutar aktivnosti KA1 su međunarodnog karaktera i uključuju međunarodnu mobilnost mladih ili osoba aktivnih u radu s mladima. Samim time, u KA1 projektima nužno je partnerstvo s minimalno jednom organizacijom iz druge zemlje.

3. Smatraju li se osobe starije životne dobi kao i one maloljetne prihvatljivim sudionicima aktivnosti Mobilnost osoba koje rade s mladima?

U okviru aktivnosti Osposobljavanje i umrežavanje osoba aktivnih u radu s mladima nije propisana dobna granica za sudionike. Ipak, prilikom sastavljanja liste sudionika nužno je imati na umu kako je ova aktivnost namijenjena za osobe koje rade s mladima, a ne za mlade kao takve.

4. Je li moguće prijaviti bilateralnu razmjenu mladih?

Bilateralnu razmjenu mladih moguće je prijaviti. Formalni kriteriji programa nalažu najmanje jednog partnera uz organizaciju prijavitelja projekta. Pritom je važno na umu imati i formalno minimalni i maksimalni broj sudionika po organizaciji.

5. Može li se u istom prijavnom obrascu prijaviti više projekata?

Da, prijavitelj u istom prijavnom obrascu može prijaviti više projekata. Na taj način organizacijama se omogućuje da u okviru Erasmus + programa realiziraju svoje dugoročne strateške ciljeve povezane s njihovim djelovanjem, a koji su ujedno povezani i sa ciljevima i prioritetima programa Erasmus + i pojedine ključne aktivnosti.

6. Na koji način se u prijavnom obrascu prikazuje aktivnost Posjet u svrhu planiranja aktivnosti (APV)?

Posjet u svrhu planiranja aktivnosti pripremna je aktivnost u okviru odobrenog projekta razmjene mladih ili EVS-a. Sukladno tome, podaci o posjetu u svrhu planiranja aktivnosti (APV) upisuju se pod istu aktivnost koja se prijavljuje (razmjene mladih ili EVS). Tehničke upute o ispunjavanju prijavnog obrasca moguće je preuzeti ovdje: http://arhiva.mobilnost.hr/index.php?id=882

7. U kojim slučajevima se dan putovanja računa i kao dan aktivnosti i tko pokriva troškove dana putovanja?

Preporuča se da sukladno Vodiču za program u rasporedu aktivnosti dani putovanja i dani aktivnosti budu odvojeni. U slučaju da prijavitelj ipak predvidi dio aktivnosti i na dan putovanja, Agencija zadržava pravo procjene opravdanosti troška za taj dan za svaki projekt zasebno, ovisno o vremenu početka aktivnosti, dolasku svih ili dijela partnera i sudionika i sadržaju aktivnosti, odnosno o njihovoj primjerenosti i relevantnosti, ne računajući predstavljanje i upoznavanje. Eventualni troškovi dana putovanja pokrivaju se iz ukupnog iznosa organizacijske potpore.

8. Ako potpora za posebne potrebe nije predviđena u prijavi, je li moguće takvog sudionika naknadno prijaviti?

Moguće je naknadno izabrati sudionika s posebnim potrebama (iako to nije prijavljeno u obrascu za prijavu), no prijavitelj ne može dobiti dodatna sredstva, može samo ranije dobivena sredstva prenamijeniti.


PROVEDBA  PROJEKTA I IZVJEŠTAVANJE

1. Što će se dogoditi ako sudionik odustane?

Potrebno je unaprijed osigurati da svaka partnerska organizacija ima sudionike u 'rezervi' koji će se uključiti u aktivnost ukoliko netko od prvobitno planiranih sudionika nije u mogućnosti sudjelovati.  Planirani broj sudionika potrebno je osigurati i zbog kvalitetne provedbe projekta i aktivnosti. Ukoliko nije moguće naći zamjenu za sudionika koji ne može sudjelovati, potrebno je voditi računa o tome da se smanjenjem broja sudionika ne utječe na formalnu prihvatljivost. O svakoj promjeni tijekom projekta potrebno je obavijestiti Agenciju pravovremeno

2. Koji je najkasniji rok za prijavu sudionika te što ukoliko dođe do neplanirane promjene nakon isteka istog?

U trenutku same prijave projekta sudionici bi trebali biti poznati. Preporučljivo je da uvijek imate rezervnu listu sudionika u slučaju da dođe do promjene u sastavu sudionika, odustajanja prvobitno predviđenih sudionika i sl., a koji bi načelno bili upoznati s programom projekta, svojim obavezama i samim time se lakše uključili u pripremu za sudjelovanje u aktivnostima. Konačni sudionici trebaju se odrediti dovoljno rano kako bi se stigli pripremiti za samu aktivnost.

3. Je li datum održavanja događanja strogo određen, kako smo ga naveli u prijavi ili se može pomaknuti za koji tjedan-dva?

Prvobitno određene datume održavanja aktivnosti moguće je promijeniti. Ukoliko dođe do izvanredne situacije, promjenu je potrebno javiti Agenciji, a prilikom određivanja novog datuma potrebno je voditi računa da budu unutar razdoblja trajanja projekta te da ostane dovoljno vremena nakon aktivnosti za provedbu svih ostalih popratnih aktivnosti poput evaluacije i širenja i iskorištavanja rezultata.

4. Koja je procedura ukoliko primjerice iz jedne partnerske organizacije umjesto 8 dođe 6 sudionika?

Korisnik je dužan učiniti sve da osigura prvobitno predviđeni broj sudionika u projektnoj prijavi. Preporuča se da svaki korisnik ima rezervnu listu sudionika u slučaju odustajanja prvobitno planiranih sudionika. Korisnik je dužan voditi računa o formalnim kriterijima o minimalnom broju sudionika po partnerskoj organizaciji za aktivnosti u kojima su takva pravila predviđena. Ukoliko sudionici ne stignu na početak aktivnosti dužni ste obavijestiti Agenciju nakon čega će vas djelatnici Agencije savjetovati i uputiti na daljnje korake, ovisno o specifičnostima projekta.

5. Iako u prijavi piše kako broj muških i ženskih sudionika mora biti 50-50, postoji li mogućnost da jedna strana bude više zastupljena, primjerice 55-45 ili 60-40 budući da nismo sigurni hoćemo li moći popuniti sva muška mjesta s obzirom na manji broj muških članova?

Erasmus+ stavlja naglasak na jednaku zastupljenost oba spola. Manja odstupanja su prihvatljiva, no u načelu korisnici bi trebali poduzeti sve da projekt ostvare onako kako su to predvidjeli u projektnoj prijavi. U fazi završnog izvješća će se analizirati i bodovati kvaliteta provedbe projekta, između ostalog i jeste li osigurali jednaku zastupljenost oba spola

6. U slučaju da dođe do promjene sadržaja određenih radionica da li moramo nekog izvjestiti?

U pravilu, korisnik je dužan pridržavati se rasporeda aktivnosti koji je priložen uz projektnu prijavu. Manje izmjene koje ne utječu na sadržaj projekta i njegovu kvalitetu su moguće, no one trebaju biti prethodno obrazložene i opravdane prilikom obavještavanja Agencije

7. Kada će biti dostupne izjave o sudjelovanju na aktivnosti?

Izjavu o sudjelovanju na aktivnosti moguće je preuzeti na mrežnim stranicama Agencije http://arhiva.mobilnost.hr/index.php?id=934

8. Moraju li potvrde o sudjelovanju biti potpisane na hrvatskom i na engleskom jeziku, ili samo na hrvatskom?

Dovoljno je potpisati jedan primjerak izjave o sudjelovanju. Savjetujemo da izjava inozemnih sudionika bude na engleskom jeziku, jeziku sporazumijevanja.

9. Kada kupujemo materijal potreban za radionice, je li osim R1 računa potrebno išta dodatno dostaviti?

Troškovi materijala financiraju se kroz paušalnu stavku organizacijski troškovi. Račune kao takve Agenciji u procesu završnog izvještavanja za takve troškove nije potrebno dostaviti, a korisnik je dužan voditi projektne troškove i dokumentaciju sukladno knjigovodstvenim pravilima.

10. Je li tijekom provedbe projekta potrebno izvještavanje na dnevnoj bazi ili je dovoljno da na kraju projekta dostavimo materijal poput fotografija, videa, lista potpisnica i sl.?

Za vrijeme projekta niste dužni izvještavati Agenciju o provedbi osim ako nema promjena u odnosu na samu prijavu. U roku od 60 dana nakon završetka projekta, korisnik je dužan podnijeti završno izvješće u sustavu Mobility Tool te dostaviti projektom predviđene rezultate projekta. Agencija će kroz postojeće mehanizme pratiti provedbu projekata.

EVS - PROVEDBA  PROJEKTA

1. Smiju li sudionici na stručnom osposobljavanju biti osobe druge nacionalnosti koje su u partnerskoj organizaciji na EVS-u?

Ne. Sudionici ne mogu u isto vrijeme sudjelovati u dva ili više projekata financirana kroz Erasmus+ program budući da bi u tom slučaju došlo do dvostrukog financiranja.

2. Mogu li EVS volonteri koristiti obje jezične potpore, tj. na nekom od 5 jezika i jezičnu potporu za jezik zemlje u koju dolazi?  

Ne, jezična potpora se koristi za jezik zemlje u koju volonter ide. Ako je riječ o zemlji gdje se govori jednim od 5 najvećih EU jezika onda volonter dobije pristup online sustavu za učenje jezika, a ako volonter ide u zemlju gdje se govori jezikom koji nije ponuđen na online sustavu onda volonter može dobiti financijsku potporu.

3. Jesmo li dužni našim volonterima pokrivati troškove njihovih osobnih druženja s prijateljima i rodbinom, lokalnim mladima.  Nadalje, jesu li volonteri sami odgovorni za svoju hranu tijekom odsutnosti na projektu ili smo mi dužni im pokrivati hranu tijekom putovanja tijekom slobodnog vremena?

Organizacija je volonterima dužna pokriti hranu sukladno EVS Povelji. Dodatne troškove za privatne domjenke volontere organizacija nije dužna osigurati - to volonteri mogu osigurati iz džeparca ili privatnih izvora. 

4. Moraju li volonteri angažirani na kratkoročnim aktivnostima pohađati trening osposobljavanja po dolasku?

Ne, osposobljavanje po dolasku obavezno je samo za aktivnosti EVS-a koje traju 2 mjeseca ili duže, ali i za kratkoročne i dugoročne volontere mora biti organiziran pripremni sastanak. Za aktivnosti EVS-a koje traju 6 mjeseci i duže potrebno je provesti i srednjoročno ocjenjivanje.

5. Mogu li volonteri svoje slobodne dane spojiti i koristiti skupno?

Mogu, ako je tako dogovoreno između volontera i organizacije primateljice.

FINANCIJE I PRAVDANJE TROŠKOVA

1. Je li dopušteno prebacivanje između financijskih stavki?

Korisnicima je dopušteno prebacivati do 100% sredstava dodijeljenih proračunskim kategorijama na temelju paušalnih jediničnih doprinosa za aktivnosti u okviru iste vrste aktivnosti (npr. Razmjene mladih s partnerskim zemljama). U drugom slučaju je dopušteno prebacivati do 10% sredstava dodijeljenih proračunskim kategorijama na temelju refundacije formalno prihvatljivih troškova (realni troškovi unutar financijskih stavki „Izvanredni troškovi“ i „Potpora za posebne potrebe“) za aktivnosti u okviru aktivnosti iste vrste.

2. Koja je razlika između special needs support i exceptional costs?

Proračunska stavka „Potpora za posebne potrebe“ odnosi se na financiranje posebnih troškova koje imaju sudionici s posebnim potrebama. Kao sudionici s posebnim potrebama definiraju se osobe s mentalnim, fizičkim, motoričkim ili drugim poteškoćama. Troškovi te vrste mogu biti npr. osobe u pratnji, pratnja liječničkog osoblja, posebne prostorije i sl. Iznimni troškovi su financijska stavka u koju ulaze troškovi vezani za vize, smještaj i hranu za sudionike Posjeta u svrhu planiranja aktivnosti i troškovi vezani za mlade s manje mogućnosti. U obje proračunske stavke troškovi se prethodno trebaju najaviti i biti odobreni u projektnoj prijavi. Navedeni troškovi se priznaju u 100% iznosu stvarnog prihvatljivog troška.

3. Moramo li potpisati ugovor sa trenerima koje ćemo angažirati, imamo li dostupan predložak ugovora? Isplaćujemo li honorare trenera kroz financije za organizacijsku podršku i kojom dokumentacijom to dokazujemo? Ima li neki maksimalni iznos honorara?

Honorari trenera u okviru projekata Mobilnost osoba koje rade s mladima moguće je isplaćivati kroz paušal Organizacijski troškovi. Angažman trenera i isplata honorara svakako se treba evidentirati na određen način (ugovor, račun i sl.). Svi računi i knjige trebaju se voditi sukladno računovodstvenim pravilima i važećim zakonima RH. U vezi detalja, preporučamo da konzultirate vlastito računovodstvo.

4. Možemo li podignuti novac iz blagajne za dvije osobe koje rade s mladima, a koje dolaze na job shadowing ili moramo to sređivati preko putnih naloga. Također smijemo li podignuti novac da isplatimo trenerima koji će držati trening ili moramo to isplatiti kao honorar. Što od toga moramo vama odmah prikazati pri završnom izvješću, a što trebamo čuvati za arhivu?

Sukladno Općim uvjetima ugovora, koordinator je obvezan vršiti plaćanja u korist drugih korisnika bankovnim transferom te voditi propisanu evidenciju o doznačenim sredstvima svakom korisniku (partneru). U vođenju knjiga i načinu isplata honorara i drugih troškova, korisnik je dužan voditi se važećim zakonskim propisima RH. Agenciji za mobilnost i programe EU u fazi izvještavanja korisnik je dužan dostaviti račune za troškove za proračunske stavke koje se obračunavaju po principu stvarnog troška

5. Je li dopustivo potrošiti dio budžeta projekta na a) benzin vlastitog auta za potrebe prijevoza materijala, sudinika od aerodroma do hotela i obrnuto, za posjete raznih kulturnih evenata u gradu (npr. posjet muzeju organiziran za sve sudionike programa) b) kulturne posjete poput posjeta muzeju, predstava, ekskurzija i sl. c) taxi usluge d) tramvajske karte e) sokove i zakusku za pauze i večernje druženje?

Svi navedeni troškovi (izuzev prijevoza sudionika od aerodroma do hotela i obratno) su prihvatljivi unutar financijske stavke "Organizacijski troškovi" namijenjenoj za financiranje hrane , smještaja i svih ostalih troškova povezanih s provedbom projekta. Prijevoz sudionika od aerodroma do hotela ulazi u proračunsku stavku "Putni troškovi". 

6. Kada kupujemo materijal potreban za radionice, je li osim R1 računa potrebno išta dodatno dostaviti?

Troškovi materijala financiraju se kroz paušalnu stavku organizacijski troškovi. Račune kao takve Agenciji u procesu završnog izvještavanja za takve troškove nije potrebno dostaviti, a korisnik je dužan voditi projektne troškove i dokumentaciju sukladno knjigovodstvenim pravilima.

7. Na koji način opravdavamo troškove? Trebamo li priložiti R1 račune za smještaj i hranu?

Troškovi smještaja i prehrane financiraju se kroz paušalnu stavku organizacijski troškovi. Račune kao takve Agenciji u procesu završnog izvještavanja za takve troškove nije potrebno dostaviti, a korisnik je dužan voditi projektne troškove i dokumentaciju sukladno knjigovodstvenim pravilima

8. Je li hrana na posjetu u svrhu praćenja projekta prihvatljiv trošak u okviru stavke „Iznimni troškovi“?

Hrana nije prihvatljiv trošak za posjet u svrhu praćenja projekta unutar financijske stavke „Iznimni troškovi“.

9. Jesu li potrebne 3 ponude primjerice za smještaj i hranu sudionika te materijale za radionice pri projektu razmjene mladih?

Riječ je o troškovima koji se financiraju kroz paušal te sukladno tome odredbe ugovora koji uvjetuju sklapanje ugovora o nabavi na temelju odabira najbolje ponude za vrijednost koja se nudi se ne odnose na ovaj slučaj. 

PUTNI TROŠKOVI

1. Po novom programu putni troškovi se izračunavaju kao paušal. Što ako su putni troškovi sudionika manji od budžeta predviđenog za putne troškove, moramo li onda vratiti dio budgeta koji nije potrošen na putovanje?

Korisnicima je dopušteno prebacivati do 100% sredstava dodijeljenih proračunskim kategorijama na temelju paušalnih jediničnih doprinosa za aktivnosti u okviru iste vrste aktivnosti. Sukladno tome, ukoliko vam je u okviru putnih troškova ostalo sredstava, ugovor vam dopušta da ostatak utrošite u organizacijske troškove koji se kao proračunska stavka također na temelju paušalnih jediničnih iznosa. Dodijeljena sredstva u okviru paušalnih proračunskih stavki ne trebaju se vraćati ukoliko su sve predviđene aktivnosti provedene.

2. Isplaćuje li se sudionicima cijeli odobreni iznos putnih troškova ili stvarno potrošen iznos maksimalno do odobrenog iznosa?

Sudionicima ste dužni izvršiti povrat putnih troškova do paušalnog iznosa koji je određen na temelju kalkulatora udaljenosti. Ukoliko vam kod jednog partnera ostane viška sredstava možete ih prebaciti kod drugog partnera koji ima manjak sredstava za pokrivanje putnih troškova.

3. Može li povrat putnih troškova ići na račun voditelja?

Koordinator projekta je obvezan utvrditi zahtjeve za isplate u skladu s Ugovorom te osigurati da se odgovarajuće isplate vrše u korist ostalih korisnika, na vrijeme, te bankovnim transferom. 

4. Hoće li biti potrebno dostaviti dokaze za obavljeno putovanje?

Dokaz za obavljeno putovanje bit će potrebno dostaviti prilikom dostave završnog izvješća. Obaveze korisnika po tom pitanju bit će regulirane ugovorom o dodjeli financijske potpore.

5. Što se karata tiče, donosimo karte ili jednostavno prebacujemo novce za prijevoz partnerskim organizacijama pa se one snalaze dalje? U tom slučaju trebamo li uopće skupljati karte?

Na koji način ćete provesti kupnju putnih karata ovisi o vašem dogovoru s partnerima. Ukoliko se odlučite za opciju da partnerske organizacije samostalno kupuju putne karte, bitno je imati na umu da svaki prijenos sredstava na račun drugih korisnika mora biti proveden putem bankovne transakcije. Općim uvjetima ugovora regulirana su dva načina pravdanja putnih troškova u fazi završnog izvještavanja od kojih jedan predviđa i dostavu putnih karata, a za više detalja preporučamo da konzultirate Opće uvjete ugovora.

6. Kod povrata putnih troškova zanima nas od kuda do kuda se sudioniku odobrava povrat putnih troškova. Da li od mjesta registracije udruge ili od mjesta stanovanja? Također, da li do mjesta održavanja aktivnosti ili do mjesta registracije udruge?

Moguće su dvije situacije u slučaju pravdanja putnih troškova. Za putovanje koje se odvija između organizacije pošiljatelja i organizacije primatelja potreban je dokaz o sudjelovanju na aktivnosti u inozemstvu u obliku izjave potpisane od strane sudionika s navedenim datumom početka i završetka aktivnosti, kao i adresom e-pošte sudionika. 
U drugom slučaju putovanja iz mjesta koje nije mjesto gdje se nalazi organizacija pošiljatelj i/ili putovanja na mjesto koje nije mjesto gdje se organizacija nalazi primatelj, stvarni itinerar putovanja treba biti potkrijepljen putnim kartama ili drugim dokazima treće osobe (odnosno isključujući izjavu samog sudionika ili korisnika) navodeći mjesto polaska i mjesto održavanja aktivnosti

7. Kako isplaćivati troškove za prijevoz osobnim automobilom? Po računima benzina i cestarina ili po kilometru?

Putni trošak financira se kroz paušalni jedinični iznos. Princip isplate troškova u slučaju prijevoza osobnim automobilom dogovarate s partnerom imajući na umu važeće zakonske propise RH.

8. Smijemo li uplaćivati povrat putnih troškova za sve sudionike na jedan račun kako bi smanjili trošak banaka?

Partnerskoj organizaciji možete uplatiti ukupan povrat putnih troškova nakon čega je partner dužan trošak refundirati svojim sudionicima (ukoliko su sudionici samostalno platili putne karte). Ako su sudionici iz Hrvatske (organizacije koordinatora) onda ne postoje veliki bankarski troškovi te nema opravdanja da se troškovi isplaćuju na jedan račun sudionika. Pojedinačnom refundacijom putnih troškova od strane koordinatora izravno na račune sudionika se ujedno osigurava da povrat prema sudioniku zaista bude i izvršen.

ORGANIZACIJSKI TROŠKOVI

1. Dobiju li se organizacijski troškovi od 35 eura (za HR) ukoliko je član uduge – polaznik aktivnosti: a) iz mjesta održavanja aktivnosti, b) iz drugog grada u državi domaćinu?

Paušalni jedinični iznos organizacijskih troškova određuje se prema zemlji gdje se aktivnost održava. Za Hrvatsku on iznosi 35 eura i u tom iznosu namijenjen je za sve sudionike i voditelje projekta razmjene mladih nevezano iz kojeg su grada ili države.

 2. Projekt se održava na dvjema lokacijama, kod nas i partnerske organizacije. Pitanje je vezano za organizacijske troškove partnerske organizacije. Plaćamo li te troškove mi direktno s našeg računa ili možemo transferirati sredstava prvo na njihov račun pa da onda oni plaćaju kako bi se smanjile naknade za transakcije stranih banaka?

Na koji način ćete organizirati plaćanje troškova tijekom aktivnosti u zemlji partnerske organizacije ovisi o vašem dogovoru s partnerima. Pretpostavka je da je praktičnije da bankovnim transferom partneru isplatite sredstva kako bi na licu mjesta mogao podmirivati troškove u zemlji u kojoj će se aktivnost provesti. Preporuka je da u tom slučaju dodatnim sporazumom s partnerom definirate sve detalje i obaveze oko trošenja sredstava.

3. Odnosi li se postavljeni limit za organizacijske troškove aktivnost Mobilnost osoba koje rade s mladima na sveukupno dostupan iznos, na iznos dostupan za jednog sudionika ili na iznos dostupan po danu planirane aktivnosti?

Postavljeni limit odnosi se na maksimalni iznos organizacijskih troškova aktivnosti za jednog sudionika.

4. Ako se kupuje sitni materijal na licu mjesta aktivnosti treba li i takvo plaćanje ići bankovnom transakcijom? U projektu razmjene mladih, plaćanje organizacijskih troškova (smještaja i hrane) je obavezno također plaćati putem bankovnih transakcija? 

Ne. Koordinator je obvezan vršiti plaćanja bankovnim transferom jedino u slučaju plaćanja u korist drugih korisnika (partnera).

5. Molim Vas da ukratko pojasnite što bi se sve trebalo plaćati iz iznosa od 35 Eura namijenjenog organizacijskim troškovima?

Paušalni iznos od 35 eura u razmjenama mladih namijenjen je za financiranje organizacijskih troškova odnosno svih troškova izravno povezanih s provedbom projekta (troškovi pripremnih aktivnosti, hrana, smještaj, prostor, osiguranje, oprema i materijali, aktivnosti evaluacije, troškovi vidljivosti i diseminacije te nastavka). Paušalni iznos namijenjen je po sudioniku za jedan dan.

6. U slučaju aktivnosti kojima se stječu nove vještine, je li nabava određene zaštitne opreme prihvatljivi trošak (boravak u prirodi, orijentacija, alpinizam, prva pomoć)

Nabava zaštitne opreme je prihvatljiv trošak jedino ukoliko odgovara samoj prirodi i kontekstu projekta te ima opravdanu potrebu. Zahtjev za financijskom potporom za pokriće takvih troškova mora biti opravdan u prijavnom obrascu.

7. Smiju li sudionici koristiti osobni automobil za putovanje na aktivnosti? Ako da, kako se obračunava putni trošak kod korištenja osobnog vozila uključujući trošak cestarine, benzina i sl.?

Korisnik ima slobodu organizirati putovanje na način koji mu odgovara imajući pritom u vidu dokaznu dokumentaciju u okviru pravdanja putnog troška kao i odobreni paušal.

8. Što se karata tiče, donosimo karte ili jednostavno prebacujemo novce za prijevoz partnerskim organizacijama pa se one snalaze dalje? U tom slučaju da li uopće trebamo skupljati karte?

Na koji način ćete provesti kupnju putnih karata ovisi o vašem dogovoru s partnerima. Ukoliko se odlučite za opciju da partnerske organizacije samostalno kupuju putne karte, bitno je imati na umu da svaki prijenos sredstava na račun drugih korisnika mora biti proveden putem bankovne transakcije. Općim uvjetima ugovora regulirana su dva načina pravdanja putnih troškova u fazi završnog izvještavanja od kojih jedan predviđa i dostavu putnih karata, a za više detalja preporučamo da konzultirate Opće uvjete ugovora.

9. Može li osoba s invaliditetom, član udruge, koji dolazi iz drugog grada RH na aktivnost – imati refundirano 100% troškova smještaja, puta i prehrane pored 35 eura organizacijskih troškova po sudioniku? Ili na koji način se računa taj doprinos za osobe s invaliditetom?

Troškovi smještaja i hrane za sve sudionike, uključujući osobe s invaliditetom se financiraju iz paušalnog jediničnog iznosa od 35 eura namijenjenog za pokrivanje organizacijskih troškova u projektima razmjene mladih. Troškovi putovanja financiraju se iz financijske stavke „Troškovi putovanja“ na temelju udaljenosti u kilometrima od mjesta boravišta sudionika do mjesta održavanja aktivnosti i eventualna razlika u odnosu na dobiveni paušal treba se namiriti iz izvora sufinanciranja. Unutar programa Erasmus+ otvorena je nova financijska stavka „Troškovi za osobe s posebnim potrebama“ unutar koje se financiraju svi dodatni troškovi vezani za osobe s posebnim potrebama. Ukoliko to podrazumijeva specijalnu prehranu ili smještaj koji iziskuju dodatne troškove, isti se mogu financirati kroz navedenu proračunsku stavku. Potreba za troškovima mora biti specificirana i prihvaćena od strane Agencije u prijavnom obrascu te se isti refundiraju u 100% iznosu.

10. Je li putno osiguranje sudionika prihvatljiv trošak?

Da. Ono se može pokriti iz paušala Organizacijski troškovi. Određen vid osiguranja sudionika je u Razmjenama mladih obavezan.

11. Iz koje stavke se isplaćuju nama kao organizaciji iznimni troškovi npr. za boravište?

Svi iznimni troškovi poput troškova za odobrenje boravišta, viza itd. plaćaju se iz stavke "Iznimni troškovi". Te troškove potrebno je predvidjeti u samoj projektnoj prijavi.

12. Može li se iz stavke Organizacijska podrška nekome napraviti mali udio u plaći za administraciju projekta jer nam mnogo vremena oduzme administracija vezana za EVS (komunikacija sa SO, novim i trenutačnim volonterima, praćenje aktivnosti, financija i ostalog.)

Proračunske stavke u načelu nisu namijenjene za honorare. Ako nakon što se podmire svi neophodni troškovi bitni za kvalitetnu provedbu projekta ostane sredstava od organizacijskih troškova (paušal), korisniku se ostavlja na izbor da taj ostatak utroši na honorar.
Isplata honorara ne smije ići na uštrb inicijalnih troškova koji ulaze u tu kategoriju, kvalitetne provedbe aktivnosti i samih sudionika. (npr. nije prihvatljivo kako bi se isplatili honorari štedjeti na kvalitetnom i dostojnom smještaju za sudionike, hrani, troškovima bitnima za kvalitetnu provedbu aktivnosti, sigurnosti sudionika itd.)

13. Smatraju li se u u slučaju projekta u kojem sudjeluju mladi s manje mogućnosti, kao i osobe s invaliditetom formalno prihvatljivima troškovi koji su neophodni kako bi se osobama s invaliditetom omogućilo sudjelovanje u Projektu i obrazloženi troškovi nužne potpore za mlade s manje mogućnosti?

Ako su sudionici aktivnosti osobe s manje mogućnosti i u projektnoj prijavi su predviđeni i odobreni troškovi u okviru proračunske stavke "Podrška za posebne potrebe" takvi troškovi su formalno prihvatljivi.

14. Koji tečaj koristimo kod obračunavanja troškova?

VAŽNO! Korisnik je dužan preračunati troškove prema tečaju Europske središnje banke na dan potpisa ugovora od strane Nacionalne agencije. Na mrežnim stranicama ESB http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html prikazan je tečaj na dnevnoj bazi. Kada na stranicama ESB nije objavljen tečaj za dotičnu valutu, preračunavanje treba biti obavljeno prema prosječnim mjesečnim vrijednostima koje je utvrdila EK i koje su objavljene na njenoj web stranici: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

Tečaj inforeura koji se u tom slučaju treba uzeti u obzir je onaj na dan/mjesec potpisivanja ugovora od strane Agencije za mobilnost i programe EU.

EVS – SPECIFIČNOSTI

1. Na koji način će se isplaćivati putni trošak EVS volonterima s obzirom na JOPPD obrazac (putem kojega se evidentiraju sve isplate fizičkim osobama od 1.1.2014)?

Korisnik putni trošak treba evidentirati sukladno zakonu RH važećem od 1.1.2014. Ako korisnik kupi putnu kartu i plati direktno dobavljaču, onda to ne evidentira kroz JOPPD obrazac, no ako refundira volonteru putni trošak kao fizičkoj osobi na osnovu R-1 računa koji će dostaviti na ime ustanove, onda taj putni trošak treba evidentirati kroz JOPPD obrazac.

2. Linguistic support u okviru EVS-a - može li se nekome dati honorar da pomogne u podučavanju hrvatskog jezika?

Organizacije su uz pomoć dobivenih sredstava za language support (ako se radi o jezicima koji nisu dostupni preko OLS-a) dužne volonterima osigurati učenje jezika. Organizacijama je  dan izbor hoće li isto biti osigurano putem neformalnih metoda (plaćanje podučavatelja jezika) ili upisa na formalni tečaj jezika.

3. Moraju li isplatnice volonterima za džeparac i mjesečne troškove biti odvojene?

Da. To su dvije odvojene proračunske stavke i kao takvi, ti troškovi se trebaju voditi odvojeno.

4. Je li iznos od 90 EUR/mj fiksni za sve zemlje koje sudjeluju u programu EVS-a ili ne?

Nije, u programskom vodiču postoji specifikacije paušalnih iznosa džeparca volontera koji je različit za svaku zemlju. Volonteri koji dolaze u Hrvatsku dobiju mjesečni džeparac u iznosu od 90 EUR, a iznos džeparca varira od zemlje do zemlje. Za druge zemlje molimo konzultirajte Programski vodič.

 

 

 

 

 

 

 

 
 


 
Erasmus + Erasmus + , poziv na dostavu projektnih prijedloga Erasmus+, pronađi se u programu Obzor 2020. Obzor 2020., poziv na dostavu projektnih prijedloga Obzor 2020., pronađi se u programu