Za razmjenu mladih potrebna su minimalno dva partnera (bilateralna razmjena mladih). Dakle, uz Vas kao predlagaèa potreban je minimalno još jedan partner iz druge zemlje.

2. Mogu li u KA1 projektu sudjelovati dva partnera, oba iz Hrvatske?

Svi projekti unutar aktivnosti KA1 su meðunarodnog karaktera i ukljuèuju meðunarodnu mobilnost mladih ili osoba aktivnih u radu s mladima. Samim time, u KA1 projektima nužno je partnerstvo s minimalno jednom organizacijom iz druge zemlje.

3. Smatraju li se osobe starije životne dobi kao i one maloljetne prihvatljivim sudionicima aktivnosti Mobilnost osoba koje rade s mladima?

U okviru aktivnosti Osposobljavanje i umrežavanje osoba aktivnih u radu s mladima nije propisana dobna granica za sudionike. Ipak, prilikom sastavljanja liste sudionika nužno je imati na umu kako je ova aktivnost namijenjena za osobe koje rade s mladima, a ne za mlade kao takve.

4. Je li moguæe prijaviti bilateralnu razmjenu mladih?

Bilateralnu razmjenu mladih moguæe je prijaviti. Formalni kriteriji programa nalažu najmanje jednog partnera uz organizaciju prijavitelja projekta. Pritom je važno na umu imati i formalno minimalni i maksimalni broj sudionika po organizaciji.

5. Može li se u istom prijavnom obrascu prijaviti više projekata?

Da, prijavitelj u istom prijavnom obrascu može prijaviti više projekata. Na taj naèin organizacijama se omoguæuje da u okviru Erasmus + programa realiziraju svoje dugoroène strateške ciljeve povezane s njihovim djelovanjem, a koji su ujedno povezani i sa ciljevima i prioritetima programa Erasmus + i pojedine kljuène aktivnosti.

6. Na koji naèin se u prijavnom obrascu prikazuje aktivnost Posjet u svrhu planiranja aktivnosti (APV)?

Posjet u svrhu planiranja aktivnosti pripremna je aktivnost u okviru odobrenog projekta razmjene mladih ili EVS-a. Sukladno tome, podaci o posjetu u svrhu planiranja aktivnosti (APV) upisuju se pod istu aktivnost koja se prijavljuje (razmjene mladih ili EVS). Tehnièke upute o ispunjavanju prijavnog obrasca moguæe je preuzeti ovdje: http://arhiva.mobilnost.hr/index.php?id=882

7. U kojim sluèajevima se dan putovanja raèuna i kao dan aktivnosti i tko pokriva troškove dana putovanja?

Preporuèa se da sukladno Vodièu za program u rasporedu aktivnosti dani putovanja i dani aktivnosti budu odvojeni. U sluèaju da prijavitelj ipak predvidi dio aktivnosti i na dan putovanja, Agencija zadržava pravo procjene opravdanosti troška za taj dan za svaki projekt zasebno, ovisno o vremenu poèetka aktivnosti, dolasku svih ili dijela partnera i sudionika i sadržaju aktivnosti, odnosno o njihovoj primjerenosti i relevantnosti, ne raèunajuæi predstavljanje i upoznavanje. Eventualni troškovi dana putovanja pokrivaju se iz ukupnog iznosa organizacijske potpore.

8. Ako potpora za posebne potrebe nije predviðena u prijavi, je li moguæe takvog sudionika naknadno prijaviti?

Moguæe je naknadno izabrati sudionika s posebnim potrebama (iako to nije prijavljeno u obrascu za prijavu), no prijavitelj ne može dobiti dodatna sredstva, može samo ranije dobivena sredstva prenamijeniti.

1. Što æe se dogoditi ako sudionik odustane?

Potrebno je unaprijed osigurati da svaka partnerska organizacija ima sudionike u 'rezervi' koji æe se ukljuèiti u aktivnost ukoliko netko od prvobitno planiranih sudionika nije u moguænosti sudjelovati.  Planirani broj sudionika potrebno je osigurati i zbog kvalitetne provedbe projekta i aktivnosti. Ukoliko nije moguæe naæi zamjenu za sudionika koji ne može sudjelovati, potrebno je voditi raèuna o tome da se smanjenjem broja sudionika ne utjeèe na formalnu prihvatljivost. O svakoj promjeni tijekom projekta potrebno je obavijestiti Agenciju pravovremeno

2. Koji je najkasniji rok za prijavu sudionika te što ukoliko doðe do neplanirane promjene nakon isteka istog?

U trenutku same prijave projekta sudionici bi trebali biti poznati. Preporuèljivo je da uvijek imate rezervnu listu sudionika u sluèaju da doðe do promjene u sastavu sudionika, odustajanja prvobitno predviðenih sudionika i sl., a koji bi naèelno bili upoznati s programom projekta, svojim obavezama i samim time se lakše ukljuèili u pripremu za sudjelovanje u aktivnostima. Konaèni sudionici trebaju se odrediti dovoljno rano kako bi se stigli pripremiti za samu aktivnost.

3. Je li datum održavanja dogaðanja strogo odreðen, kako smo ga naveli u prijavi ili se može pomaknuti za koji tjedan-dva?

Prvobitno odreðene datume održavanja aktivnosti moguæe je promijeniti. Ukoliko doðe do izvanredne situacije, promjenu je potrebno javiti Agenciji, a prilikom odreðivanja novog datuma potrebno je voditi raèuna da budu unutar razdoblja trajanja projekta te da ostane dovoljno vremena nakon aktivnosti za provedbu svih ostalih popratnih aktivnosti poput evaluacije i širenja i iskorištavanja rezultata.

4. Koja je procedura ukoliko primjerice iz jedne partnerske organizacije umjesto 8 doðe 6 sudionika?

Korisnik je dužan uèiniti sve da osigura prvobitno predviðeni broj sudionika u projektnoj prijavi. Preporuèa se da svaki korisnik ima rezervnu listu sudionika u sluèaju odustajanja prvobitno planiranih sudionika. Korisnik je dužan voditi raèuna o formalnim kriterijima o minimalnom broju sudionika po partnerskoj organizaciji za aktivnosti u kojima su takva pravila predviðena. Ukoliko sudionici ne stignu na poèetak aktivnosti dužni ste obavijestiti Agenciju nakon èega æe vas djelatnici Agencije savjetovati i uputiti na daljnje korake, ovisno o specifiènostima projekta.

5. Iako u prijavi piše kako broj muških i ženskih sudionika mora biti 50-50, postoji li moguænost da jedna strana bude više zastupljena, primjerice 55-45 ili 60-40 buduæi da nismo sigurni hoæemo li moæi popuniti sva muška mjesta s obzirom na manji broj muških èlanova?

Erasmus+ stavlja naglasak na jednaku zastupljenost oba spola. Manja odstupanja su prihvatljiva, no u naèelu korisnici bi trebali poduzeti sve da projekt ostvare onako kako su to predvidjeli u projektnoj prijavi. U fazi završnog izvješæa æe se analizirati i bodovati kvaliteta provedbe projekta, izmeðu ostalog i jeste li osigurali jednaku zastupljenost oba spola

6. U sluèaju da doðe do promjene sadržaja odreðenih radionica da li moramo nekog izvjestiti?

U pravilu, korisnik je dužan pridržavati se rasporeda aktivnosti koji je priložen uz projektnu prijavu. Manje izmjene koje ne utjeèu na sadržaj projekta i njegovu kvalitetu su moguæe, no one trebaju biti prethodno obrazložene i opravdane prilikom obavještavanja Agencije

7. Kada æe biti dostupne izjave o sudjelovanju na aktivnosti?

Izjavu o sudjelovanju na aktivnosti moguæe je preuzeti na mrežnim stranicama Agencije http://arhiva.mobilnost.hr/index.php?id=934

8. Moraju li potvrde o sudjelovanju biti potpisane na hrvatskom i na engleskom jeziku, ili samo na hrvatskom?

Dovoljno je potpisati jedan primjerak izjave o sudjelovanju. Savjetujemo da izjava inozemnih sudionika bude na engleskom jeziku, jeziku sporazumijevanja.

9. Kada kupujemo materijal potreban za radionice, je li osim R1 raèuna potrebno išta dodatno dostaviti?

Troškovi materijala financiraju se kroz paušalnu stavku organizacijski troškovi. Raèune kao takve Agenciji u procesu završnog izvještavanja za takve troškove nije potrebno dostaviti, a korisnik je dužan voditi projektne troškove i dokumentaciju sukladno knjigovodstvenim pravilima.

10. Je li tijekom provedbe projekta potrebno izvještavanje na dnevnoj bazi ili je dovoljno da na kraju projekta dostavimo materijal poput fotografija, videa, lista potpisnica i sl.?

Za vrijeme projekta niste dužni izvještavati Agenciju o provedbi osim ako nema promjena u odnosu na samu prijavu. U roku od 60 dana nakon završetka projekta, korisnik je dužan podnijeti završno izvješæe u sustavu Mobility Tool te dostaviti projektom predviðene rezultate projekta. Agencija æe kroz postojeæe mehanizme pratiti provedbu projekata.

Ne. Sudionici ne mogu u isto vrijeme sudjelovati u dva ili više projekata financirana kroz Erasmus+ program buduæi da bi u tom sluèaju došlo do dvostrukog financiranja.

2. Mogu li EVS volonteri koristiti obje jeziène potpore, tj. na nekom od 5 jezika i jeziènu potporu za jezik zemlje u koju dolazi?  

Ne, jezièna potpora se koristi za jezik zemlje u koju volonter ide. Ako je rijeè o zemlji gdje se govori jednim od 5 najveæih EU jezika onda volonter dobije pristup online sustavu za uèenje jezika, a ako volonter ide u zemlju gdje se govori jezikom koji nije ponuðen na online sustavu onda volonter može dobiti financijsku potporu.

3. Jesmo li dužni našim volonterima pokrivati troškove njihovih osobnih druženja s prijateljima i rodbinom, lokalnim mladima.  Nadalje, jesu li volonteri sami odgovorni za svoju hranu tijekom odsutnosti na projektu ili smo mi dužni im pokrivati hranu tijekom putovanja tijekom slobodnog vremena?

Organizacija je volonterima dužna pokriti hranu sukladno EVS Povelji. Dodatne troškove za privatne domjenke volontere organizacija nije dužna osigurati - to volonteri mogu osigurati iz džeparca ili privatnih izvora. 

4. Moraju li volonteri angažirani na kratkoroènim aktivnostima pohaðati trening osposobljavanja po dolasku?

Ne, osposobljavanje po dolasku obavezno je samo za aktivnosti EVS-a koje traju 2 mjeseca ili duže, ali i za kratkoroène i dugoroène volontere mora biti organiziran pripremni sastanak. Za aktivnosti EVS-a koje traju 6 mjeseci i duže potrebno je provesti i srednjoroèno ocjenjivanje.

5. Mogu li volonteri svoje slobodne dane spojiti i koristiti skupno?

Mogu, ako je tako dogovoreno izmeðu volontera i organizacije primateljice.

1. Je li dopušteno prebacivanje izmeðu financijskih stavki?

Korisnicima je dopušteno prebacivati do 100% sredstava dodijeljenih proraèunskim kategorijama na temelju paušalnih jediniènih doprinosa za aktivnosti u okviru iste vrste aktivnosti (npr. Razmjene mladih s partnerskim zemljama). U drugom sluèaju je dopušteno prebacivati do 10% sredstava dodijeljenih proraèunskim kategorijama na temelju refundacije formalno prihvatljivih troškova (realni troškovi unutar financijskih stavki „Izvanredni troškovi“ i „Potpora za posebne potrebe“) za aktivnosti u okviru aktivnosti iste vrste.

2. Koja je razlika izmeðu special needs support i exceptional costs?

Proraèunska stavka „Potpora za posebne potrebe“ odnosi se na financiranje posebnih troškova koje imaju sudionici s posebnim potrebama. Kao sudionici s posebnim potrebama definiraju se osobe s mentalnim, fizièkim, motorièkim ili drugim poteškoæama. Troškovi te vrste mogu biti npr. osobe u pratnji, pratnja lijeènièkog osoblja, posebne prostorije i sl. Iznimni troškovi su financijska stavka u koju ulaze troškovi vezani za vize, smještaj i hranu za sudionike Posjeta u svrhu planiranja aktivnosti i troškovi vezani za mlade s manje moguænosti. U obje proraèunske stavke troškovi se prethodno trebaju najaviti i biti odobreni u projektnoj prijavi. Navedeni troškovi se priznaju u 100% iznosu stvarnog prihvatljivog troška.

3. Moramo li potpisati ugovor sa trenerima koje æemo angažirati, imamo li dostupan predložak ugovora? Isplaæujemo li honorare trenera kroz financije za organizacijsku podršku i kojom dokumentacijom to dokazujemo? Ima li neki maksimalni iznos honorara?

Honorari trenera u okviru projekata Mobilnost osoba koje rade s mladima moguæe je isplaæivati kroz paušal Organizacijski troškovi. Angažman trenera i isplata honorara svakako se treba evidentirati na odreðen naèin (ugovor, raèun i sl.). Svi raèuni i knjige trebaju se voditi sukladno raèunovodstvenim pravilima i važeæim zakonima RH. U vezi detalja, preporuèamo da konzultirate vlastito raèunovodstvo.

4. Možemo li podignuti novac iz blagajne za dvije osobe koje rade s mladima, a koje dolaze na job shadowing ili moramo to sreðivati preko putnih naloga. Takoðer smijemo li podignuti novac da isplatimo trenerima koji æe držati trening ili moramo to isplatiti kao honorar. Što od toga moramo vama odmah prikazati pri završnom izvješæu, a što trebamo èuvati za arhivu?

Sukladno Opæim uvjetima ugovora, koordinator je obvezan vršiti plaæanja u korist drugih korisnika bankovnim transferom te voditi propisanu evidenciju o doznaèenim sredstvima svakom korisniku (partneru). U voðenju knjiga i naèinu isplata honorara i drugih troškova, korisnik je dužan voditi se važeæim zakonskim propisima RH. Agenciji za mobilnost i programe EU u fazi izvještavanja korisnik je dužan dostaviti raèune za troškove za proraèunske stavke koje se obraèunavaju po principu stvarnog troška

5. Je li dopustivo potrošiti dio budžeta projekta na a) benzin vlastitog auta za potrebe prijevoza materijala, sudinika od aerodroma do hotela i obrnuto, za posjete raznih kulturnih evenata u gradu (npr. posjet muzeju organiziran za sve sudionike programa) b) kulturne posjete poput posjeta muzeju, predstava, ekskurzija i sl. c) taxi usluge d) tramvajske karte e) sokove i zakusku za pauze i veèernje druženje?

Svi navedeni troškovi (izuzev prijevoza sudionika od aerodroma do hotela i obratno) su prihvatljivi unutar financijske stavke "Organizacijski troškovi" namijenjenoj za financiranje hrane , smještaja i svih ostalih troškova povezanih s provedbom projekta. Prijevoz sudionika od aerodroma do hotela ulazi u proraèunsku stavku "Putni troškovi". 

6. Kada kupujemo materijal potreban za radionice, je li osim R1 raèuna potrebno išta dodatno dostaviti?

Troškovi materijala financiraju se kroz paušalnu stavku organizacijski troškovi. Raèune kao takve Agenciji u procesu završnog izvještavanja za takve troškove nije potrebno dostaviti, a korisnik je dužan voditi projektne troškove i dokumentaciju sukladno knjigovodstvenim pravilima.

7. Na koji naèin opravdavamo troškove? Trebamo li priložiti R1 raèune za smještaj i hranu?

Troškovi smještaja i prehrane financiraju se kroz paušalnu stavku organizacijski troškovi. Raèune kao takve Agenciji u procesu završnog izvještavanja za takve troškove nije potrebno dostaviti, a korisnik je dužan voditi projektne troškove i dokumentaciju sukladno knjigovodstvenim pravilima

8. Je li hrana na posjetu u svrhu praæenja projekta prihvatljiv trošak u okviru stavke „Iznimni troškovi“?

Hrana nije prihvatljiv trošak za posjet u svrhu praæenja projekta unutar financijske stavke „Iznimni troškovi“.

9. Jesu li potrebne 3 ponude primjerice za smještaj i hranu sudionika te materijale za radionice pri projektu razmjene mladih?

Rijeè je o troškovima koji se financiraju kroz paušal te sukladno tome odredbe ugovora koji uvjetuju sklapanje ugovora o nabavi na temelju odabira najbolje ponude za vrijednost koja se nudi se ne odnose na ovaj sluèaj. 

Korisnicima je dopušteno prebacivati do 100% sredstava dodijeljenih proraèunskim kategorijama na temelju paušalnih jediniènih doprinosa za aktivnosti u okviru iste vrste aktivnosti. Sukladno tome, ukoliko vam je u okviru putnih troškova ostalo sredstava, ugovor vam dopušta da ostatak utrošite u organizacijske troškove koji se kao proraèunska stavka takoðer na temelju paušalnih jediniènih iznosa. Dodijeljena sredstva u okviru paušalnih proraèunskih stavki ne trebaju se vraæati ukoliko su sve predviðene aktivnosti provedene.

2. Isplaæuje li se sudionicima cijeli odobreni iznos putnih troškova ili stvarno potrošen iznos maksimalno do odobrenog iznosa?

Sudionicima ste dužni izvršiti povrat putnih troškova do paušalnog iznosa koji je odreðen na temelju kalkulatora udaljenosti. Ukoliko vam kod jednog partnera ostane viška sredstava možete ih prebaciti kod drugog partnera koji ima manjak sredstava za pokrivanje putnih troškova.

3. Može li povrat putnih troškova iæi na raèun voditelja?

Koordinator projekta je obvezan utvrditi zahtjeve za isplate u skladu s Ugovorom te osigurati da se odgovarajuæe isplate vrše u korist ostalih korisnika, na vrijeme, te bankovnim transferom. 

4. Hoæe li biti potrebno dostaviti dokaze za obavljeno putovanje?

Dokaz za obavljeno putovanje bit æe potrebno dostaviti prilikom dostave završnog izvješæa. Obaveze korisnika po tom pitanju bit æe regulirane ugovorom o dodjeli financijske potpore.

5. Što se karata tièe, donosimo karte ili jednostavno prebacujemo novce za prijevoz partnerskim organizacijama pa se one snalaze dalje? U tom sluèaju trebamo li uopæe skupljati karte?

Na koji naèin æete provesti kupnju putnih karata ovisi o vašem dogovoru s partnerima. Ukoliko se odluèite za opciju da partnerske organizacije samostalno kupuju putne karte, bitno je imati na umu da svaki prijenos sredstava na raèun drugih korisnika mora biti proveden putem bankovne transakcije. Opæim uvjetima ugovora regulirana su dva naèina pravdanja putnih troškova u fazi završnog izvještavanja od kojih jedan predviða i dostavu putnih karata, a za više detalja preporuèamo da konzultirate Opæe uvjete ugovora.

6. Kod povrata putnih troškova zanima nas od kuda do kuda se sudioniku odobrava povrat putnih troškova. Da li od mjesta registracije udruge ili od mjesta stanovanja? Takoðer, da li do mjesta održavanja aktivnosti ili do mjesta registracije udruge?

Moguæe su dvije situacije u sluèaju pravdanja putnih troškova. Za putovanje koje se odvija izmeðu organizacije pošiljatelja i organizacije primatelja potreban je dokaz o sudjelovanju na aktivnosti u inozemstvu u obliku izjave potpisane od strane sudionika s navedenim datumom poèetka i završetka aktivnosti, kao i adresom e-pošte sudionika. 
U drugom sluèaju putovanja iz mjesta koje nije mjesto gdje se nalazi organizacija pošiljatelj i/ili putovanja na mjesto koje nije mjesto gdje se organizacija nalazi primatelj, stvarni itinerar putovanja treba biti potkrijepljen putnim kartama ili drugim dokazima treæe osobe (odnosno iskljuèujuæi izjavu samog sudionika ili korisnika) navodeæi mjesto polaska i mjesto održavanja aktivnosti

7. Kako isplaæivati troškove za prijevoz osobnim automobilom? Po raèunima benzina i cestarina ili po kilometru?

Putni trošak financira se kroz paušalni jedinièni iznos. Princip isplate troškova u sluèaju prijevoza osobnim automobilom dogovarate s partnerom imajuæi na umu važeæe zakonske propise RH.

8. Smijemo li uplaæivati povrat putnih troškova za sve sudionike na jedan raèun kako bi smanjili trošak banaka?

Partnerskoj organizaciji možete uplatiti ukupan povrat putnih troškova nakon èega je partner dužan trošak refundirati svojim sudionicima (ukoliko su sudionici samostalno platili putne karte). Ako su sudionici iz Hrvatske (organizacije koordinatora) onda ne postoje veliki bankarski troškovi te nema opravdanja da se troškovi isplaæuju na jedan raèun sudionika. Pojedinaènom refundacijom putnih troškova od strane koordinatora izravno na raèune sudionika se ujedno osigurava da povrat prema sudioniku zaista bude i izvršen.

Paušalni jedinièni iznos organizacijskih troškova odreðuje se prema zemlji gdje se aktivnost održava. Za Hrvatsku on iznosi 35 eura i u tom iznosu namijenjen je za sve sudionike i voditelje projekta razmjene mladih nevezano iz kojeg su grada ili države.

 2. Projekt se održava na dvjema lokacijama, kod nas i partnerske organizacije. Pitanje je vezano za organizacijske troškove partnerske organizacije. Plaæamo li te troškove mi direktno s našeg raèuna ili možemo transferirati sredstava prvo na njihov raèun pa da onda oni plaæaju kako bi se smanjile naknade za transakcije stranih banaka?

Na koji naèin æete organizirati plaæanje troškova tijekom aktivnosti u zemlji partnerske organizacije ovisi o vašem dogovoru s partnerima. Pretpostavka je da je praktiènije da bankovnim transferom partneru isplatite sredstva kako bi na licu mjesta mogao podmirivati troškove u zemlji u kojoj æe se aktivnost provesti. Preporuka je da u tom sluèaju dodatnim sporazumom s partnerom definirate sve detalje i obaveze oko trošenja sredstava.

3. Odnosi li se postavljeni limit za organizacijske troškove aktivnost Mobilnost osoba koje rade s mladima na sveukupno dostupan iznos, na iznos dostupan za jednog sudionika ili na iznos dostupan po danu planirane aktivnosti?

Postavljeni limit odnosi se na maksimalni iznos organizacijskih troškova aktivnosti za jednog sudionika.

4. Ako se kupuje sitni materijal na licu mjesta aktivnosti treba li i takvo plaæanje iæi bankovnom transakcijom? U projektu razmjene mladih, plaæanje organizacijskih troškova (smještaja i hrane) je obavezno takoðer plaæati putem bankovnih transakcija? 

Ne. Koordinator je obvezan vršiti plaæanja bankovnim transferom jedino u sluèaju plaæanja u korist drugih korisnika (partnera).

5. Molim Vas da ukratko pojasnite što bi se sve trebalo plaæati iz iznosa od 35 Eura namijenjenog organizacijskim troškovima?

Paušalni iznos od 35 eura u razmjenama mladih namijenjen je za financiranje organizacijskih troškova odnosno svih troškova izravno povezanih s provedbom projekta (troškovi pripremnih aktivnosti, hrana, smještaj, prostor, osiguranje, oprema i materijali, aktivnosti evaluacije, troškovi vidljivosti i diseminacije te nastavka). Paušalni iznos namijenjen je po sudioniku za jedan dan.

6. U sluèaju aktivnosti kojima se stjeèu nove vještine, je li nabava odreðene zaštitne opreme prihvatljivi trošak (boravak u prirodi, orijentacija, alpinizam, prva pomoæ)

Nabava zaštitne opreme je prihvatljiv trošak jedino ukoliko odgovara samoj prirodi i kontekstu projekta te ima opravdanu potrebu. Zahtjev za financijskom potporom za pokriæe takvih troškova mora biti opravdan u prijavnom obrascu.

7. Smiju li sudionici koristiti osobni automobil za putovanje na aktivnosti? Ako da, kako se obraèunava putni trošak kod korištenja osobnog vozila ukljuèujuæi trošak cestarine, benzina i sl.?

Korisnik ima slobodu organizirati putovanje na naèin koji mu odgovara imajuæi pritom u vidu dokaznu dokumentaciju u okviru pravdanja putnog troška kao i odobreni paušal.

8. Što se karata tièe, donosimo karte ili jednostavno prebacujemo novce za prijevoz partnerskim organizacijama pa se one snalaze dalje? U tom sluèaju da li uopæe trebamo skupljati karte?

Na koji naèin æete provesti kupnju putnih karata ovisi o vašem dogovoru s partnerima. Ukoliko se odluèite za opciju da partnerske organizacije samostalno kupuju putne karte, bitno je imati na umu da svaki prijenos sredstava na raèun drugih korisnika mora biti proveden putem bankovne transakcije. Opæim uvjetima ugovora regulirana su dva naèina pravdanja putnih troškova u fazi završnog izvještavanja od kojih jedan predviða i dostavu putnih karata, a za više detalja preporuèamo da konzultirate Opæe uvjete ugovora.

9. Može li osoba s invaliditetom, èlan udruge, koji dolazi iz drugog grada RH na aktivnost – imati refundirano 100% troškova smještaja, puta i prehrane pored 35 eura organizacijskih troškova po sudioniku? Ili na koji naèin se raèuna taj doprinos za osobe s invaliditetom?

Troškovi smještaja i hrane za sve sudionike, ukljuèujuæi osobe s invaliditetom se financiraju iz paušalnog jediniènog iznosa od 35 eura namijenjenog za pokrivanje organizacijskih troškova u projektima razmjene mladih. Troškovi putovanja financiraju se iz financijske stavke „Troškovi putovanja“ na temelju udaljenosti u kilometrima od mjesta boravišta sudionika do mjesta održavanja aktivnosti i eventualna razlika u odnosu na dobiveni paušal treba se namiriti iz izvora sufinanciranja. Unutar programa Erasmus+ otvorena je nova financijska stavka „Troškovi za osobe s posebnim potrebama“ unutar koje se financiraju svi dodatni troškovi vezani za osobe s posebnim potrebama. Ukoliko to podrazumijeva specijalnu prehranu ili smještaj koji iziskuju dodatne troškove, isti se mogu financirati kroz navedenu proraèunsku stavku. Potreba za troškovima mora biti specificirana i prihvaæena od strane Agencije u prijavnom obrascu te se isti refundiraju u 100% iznosu.

10. Je li putno osiguranje sudionika prihvatljiv trošak?

Da. Ono se može pokriti iz paušala Organizacijski troškovi. Odreðen vid osiguranja sudionika je u Razmjenama mladih obavezan.

11. Iz koje stavke se isplaæuju nama kao organizaciji iznimni troškovi npr. za boravište?

Svi iznimni troškovi poput troškova za odobrenje boravišta, viza itd. plaæaju se iz stavke "Iznimni troškovi". Te troškove potrebno je predvidjeti u samoj projektnoj prijavi.

12. Može li se iz stavke Organizacijska podrška nekome napraviti mali udio u plaæi za administraciju projekta jer nam mnogo vremena oduzme administracija vezana za EVS (komunikacija sa SO, novim i trenutaènim volonterima, praæenje aktivnosti, financija i ostalog.)

Proraèunske stavke u naèelu nisu namijenjene za honorare. Ako nakon što se podmire svi neophodni troškovi bitni za kvalitetnu provedbu projekta ostane sredstava od organizacijskih troškova (paušal), korisniku se ostavlja na izbor da taj ostatak utroši na honorar.
Isplata honorara ne smije iæi na uštrb inicijalnih troškova koji ulaze u tu kategoriju, kvalitetne provedbe aktivnosti i samih sudionika. (npr. nije prihvatljivo kako bi se isplatili honorari štedjeti na kvalitetnom i dostojnom smještaju za sudionike, hrani, troškovima bitnima za kvalitetnu provedbu aktivnosti, sigurnosti sudionika itd.)

13. Smatraju li se u u sluèaju projekta u kojem sudjeluju mladi s manje moguænosti, kao i osobe s invaliditetom formalno prihvatljivima troškovi koji su neophodni kako bi se osobama s invaliditetom omoguæilo sudjelovanje u Projektu i obrazloženi troškovi nužne potpore za mlade s manje moguænosti?

Ako su sudionici aktivnosti osobe s manje moguænosti i u projektnoj prijavi su predviðeni i odobreni troškovi u okviru proraèunske stavke "Podrška za posebne potrebe" takvi troškovi su formalno prihvatljivi.

14. Koji teèaj koristimo kod obraèunavanja troškova?

VAŽNO! Korisnik je dužan preraèunati troškove prema teèaju Europske središnje banke na dan potpisa ugovora od strane Nacionalne agencije. Na mrežnim stranicama ESB http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html prikazan je teèaj na dnevnoj bazi. Kada na stranicama ESB nije objavljen teèaj za dotiènu valutu, preraèunavanje treba biti obavljeno prema prosjeènim mjeseènim vrijednostima koje je utvrdila EK i koje su objavljene na njenoj web stranici: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

Teèaj inforeura koji se u tom sluèaju treba uzeti u obzir je onaj na dan/mjesec potpisivanja ugovora od strane Agencije za mobilnost i programe EU.

Korisnik putni trošak treba evidentirati sukladno zakonu RH važeæem od 1.1.2014. Ako korisnik kupi putnu kartu i plati direktno dobavljaèu, onda to ne evidentira kroz JOPPD obrazac, no ako refundira volonteru putni trošak kao fizièkoj osobi na osnovu R-1 raèuna koji æe dostaviti na ime ustanove, onda taj putni trošak treba evidentirati kroz JOPPD obrazac.

2. Linguistic support u okviru EVS-a - može li se nekome dati honorar da pomogne u poduèavanju hrvatskog jezika?

Organizacije su uz pomoæ dobivenih sredstava za language support (ako se radi o jezicima koji nisu dostupni preko OLS-a) dužne volonterima osigurati uèenje jezika. Organizacijama je  dan izbor hoæe li isto biti osigurano putem neformalnih metoda (plaæanje poduèavatelja jezika) ili upisa na formalni teèaj jezika.

3. Moraju li isplatnice volonterima za džeparac i mjeseène troškove biti odvojene?

Da. To su dvije odvojene proraèunske stavke i kao takvi, ti troškovi se trebaju voditi odvojeno.

4. Je li iznos od 90 EUR/mj fiksni za sve zemlje koje sudjeluju u programu EVS-a ili ne?

Nije, u programskom vodièu postoji specifikacije paušalnih iznosa džeparca volontera koji je razlièit za svaku zemlju. Volonteri koji dolaze u Hrvatsku dobiju mjeseèni džeparac u iznosu od 90 EUR, a iznos džeparca varira od zemlje do zemlje. Za druge zemlje molimo konzultirajte Programski vodiè.