• Može li u razmjeni mladih sudjelovati osoba koja boravi u Hrvatskoj, a nema hrvatsko državljanstvo?

Svi sudionici moraju zakonito boraviti u zemlji koju predstavljaju (imati državljanstvo ili zakoniti boravak).

• Javili su nam partneri da će na aktivnost razmjene mladih doći jedna osoba manje. Da li je moguće da se grupi iz neke druge zemlje partnera pridruži još jedna osoba?

Da, moguće je, samo imajte na umu da se u tom slučaju prije bilo kakvih promjena savjetujete s Agencijom te da u završnom izvješću navedete nastale promjene kako bi se obračun izvršio na temelju stvarnih troškova.

• Koliko je voditelja potrebno za razmjenu mladih?

Ovisno o veličini skupine. Uglavnom se radi o najviše dva voditelja po skupini mladih. Moguće su iznimke ako je riječ o sudionicima koji imaju posebne potrebe.

• Je li potrebno imati voditelje različitog spola ako je riječ o skupini mladih koja je podjednako zastupljena muškim i ženskim spolom?

Nije nužno, ali se preporučuje.

• Može li se unajmiti autobus za dolazak grupe na aktivnost razmjene?

Ne. Pravila Programa nalažu da se za putovanje sudionika projekata koristi javni prijevoz, osim u iznimnim slučajevima kad je potrebno dostaviti dodatno objašnjenje i zahtjev.

• Prilikom izvođenja projekta došlo je do smanjenja broja sudionika razmjene mladih, no ukupni troškovi izvedbe projekta nisu se smanjili. Možemo li očekivati da će nacionalna agencija priznati iznos financijskih sredstava kako je odlučeno prilikom prihvaćanja projekta u program mladi na djelu?

Ne. Nacionalna agencija će nakon prijema završnog izvješća za projekt razmjene mladih utvrditi konačnu visinu financijskih sredstava s obzirom na stvaran i konačan broj sudionika. U slučaju da se broj sudionika smanji, financijski doprinos će također biti manji.

•  Plaćamo li unaprijed planirani posjet iz svog džepa pa kasnije dobivamo naknadu?

Unaprijed planirani posjet treba se održati prije same aktivnosti, ali ne prije određenog datuma početka projekta. Troškovi vezani za Unaprijed planirani posjet ulaze u planirani proračun cijelog projekta. Troškovi UPP-a financiraju se na temelju stvarnih troškova te u slučaju da ne potrošite sva sredstva koja su vam dodijeljena ista ne biste mogli utrošiti za druge potrebe projekta/aktivnosti.

• Gdje se nalazi lista sudionika koju trebam priložiti zajedno sa završnim izvješćem? Trebaju li se svi sudionici potpisati svaki dan na novu tablicu ili je dovoljno da se potpišu jednom?

Uz završno izvješće dostavljate nam i službenu potpisnu listu koja je sastavni dio obrasca za završno izvješće (zadnja stranica). Potrebna je samo jedna potpisna lista za cijeli projekt. Tu stranicu trebate ispisati neposredno prije održavanja aktivnosti kako bi se prisutni sudionici i grupni voditelji mogli potpisati za vrijeme održavanja aktivnosti. Potpisi trebaju biti u originalu.

Osim potpisne liste za vrijeme održavanja aktivnosti, završnom izvješću potrebno je priložiti i potpisnu listu sudionika Unaprijed planiranog posjeta.

• Možemo li održati istu razmjenu u različitim zemljama?

Svaka razmjena ima drugačija obilježja (tema, ciljevi, program rada, sudionici, mjesto itd.) i ne može se ponavljati u više zemalja. Kad završi jedna razmjena, preporuča se dogovaranje budućih projekata koji bi se odvijali u drugim zemljama. To može biti nova razmjena mladih, transnacionalna inicijativa mladih i sl.

•  Može li razmjena mladih biti školska razmjena?

Sudionici razmjene mladih mogu biti polaznici škole, a škola, kao javna ustanova može 
prijaviti projekt, ali razmjena mladih bazira se na neformalnom učenju te se može provoditi u okviru izvannastavnih aktivnosti prema pravilima Programa Mladi na djelu.