Agencija za mobilnost i programe EU

Sa ciljem poveæanja mobilnosti te pripreme hrvatskih obrazovnih ustanova za sudjelovanje u aktivnostima Programa za cjeloživotno uèenje, Agencija za mobilnost i programe Europske unije (u daljem tekstu Agencija) raspisuje

Poziv na natjeèaj za Pripremne posjete

u okviru Programa za cjeloživotno uèenje

za potprograme Comenius, Leonardo da Vinci i Grundtvig

u sklopu kojeg æe hrvatskim obrazovnim ustanovama biti dodijeljena financijska potpora za sudjelovanje osoblja tih ustanova u aktivnostima Pripremnih posjeta.

Pripremni posjeti ukljuèuju dvije vrste aktivnosti:

1. Kontakt seminar

Kontakt seminare organiziraju nacionalne agencije koje provode Program za cjeloživotno uèenje u svojoj državi. Aktivnost je prvenstveno namijenjena ustanovama koje traže partnerske ustanove zainteresirane za poèetak suradnje na projektima unutar Programa za cjeloživotno uèenje.

Kontakt seminari usmjereni su na posebnu temu unutar Programa za cjeloživotno uèenje te okupljaju ustanove iz raznih država. Kontakt seminari pružaju moguænost raspravljanja o odreðenoj temi, upoznavanje potencijalnih partnera iz Europe, te razvoja ideje za buduæu suradnju.

2. Posjet (potencijalnoj) partnerskoj ustanovi

Posjet (potencijalnoj) partnerskoj ustanovi proizlazi iz prethodno ostvarenih kontakata te se koristi za razvijanje projektne ideje i suradnje.

Opæenito govoreæi, Pripremni posjet omoguæuje upoznavanje i susret s partnerima te upoznavanje s Programom za cjeloživotno uèenje.

Kontakti uspostavljeni na kontakt seminarima te posjetama mogu se razviti u partnerstvo tj. projekt. Poèetkom 2009. godine Agencija za mobilnost i programe EU raspisat æe javni natjeèaj za za hrvatske ustanove, èime æe im se omoguæiti sudjelovanje u partnerstvima sa stranim ustanovama, u statusu „tihog partnera" u okviru Programa za cjeloživotno uèenje. „Tiho partnerstvo" znaèi da æe aktivnosti hrvatskih ustanova biti financirane iz proraèuna Ministarstva znanosti, obrazovanja i športa, a za sam postupak odabira, ugovaranja i praæenja projekata zadužena je Agencija za mobilnost i programe EU. „Tiho partnerstvo" takoðer znaèi da strane partnerske ustanove ne mogu korisiti sredstva koja su dobila od Europske komisije za realizaciju aktivnosti u Hrvatskoj.

Razdoblje i trajanje Natjeèaja za pripremne posjete

Natjeèaj je otvoren od 17.11. 2008. Završni datum za podnošenje prijava je 15.12.2008.

Razdoblje u kojem je moguæe zapoèeti aktivnost Pripremnih posjeta je od zakljuèivanja ugovora izmeðu Agencije za mobilnost i programe EU i odabranih ustanova do 15.01.2009.

Trajanje aktivnosti pripremnih posjeta

Aktivnosti pripremnih posjeta (kontakt seminara i posjeta (potencijalnoj) partnerskoj ustanovi može iznositi najmanje 1 radni dan, a najviše 5 dana. Putovanja su ukljuèena u trajanje aktivnosti.

Tko se može prijaviti?

Sve ustanove zainteresirane za uspostavljanje meðunarodne suradnje unutar potprograma Comenius, Leonardo da Vinci i Grundtvig, Programa za cjeloživotno uèenje.

Aktivnosti Pripremnih posjeta moguæe su na podruèju 27 država èlanica Europske unije.

Naèin prijave

Ustanove zainteresirane za sudjelovanje u aktivnostima Pripremnih posjeta dužne su ispuniti prijavni obrazac. Ispunjeni prijavni obrazac potrebno je poslati preporuèenom poštom na adresu Agencije za mobilnost i programe Europske unije i na e - mail: info@mobilnost.hr, najkasnije tjedan dana prije poèetka aktivnosti Pripremnih posjeta za koju se ustanova prijavljuje, te najkasnije do 15. prosinca 2008. godine.

U sluèaju slanja prijave samo na e - mail, ili samo preporuèenom poštom, prijava æe se smatrati nepotpunom i neæe se razmatrati.

Adresa na koju je potrebno slati prijave jest:

Agencija za mobilnost i programe Europske unije
(„Natjeèaj za Pripremne posjete")

Gajeva 22

10 000 Zagreb

Hrvatska

Prioriteti

Zbog ogranièenih sredstava i razlièitih datuma Pripremnih posjeta, prednost pri odabiru imat æe prijave koje zaprimimo ranije.
Prednost æe imati ustanove koje nisu sudjelovale u meðunarodnim projektima, sa ciljem da se potakne ukljuèenost veæeg broja ustanova.

Prednost æe imati prijave s jasno odreðenim ciljem posjeta te s vizijom na koji naèin æe pripremni posjet unaprijediti rad ustanove, te na koji naèin se tema pripremnog posjeta uklapa u ciljeve i program ustanove.

Postupak evaluacije pristiglih prijava od strane Agencije te donošenje konaène odluke o financiranju Pripremnih posjeta

Nakon zaprimanja vaše prijave poštom i na e - mail provjerit æemo formalnu valjanost prijave te evaluirati njenu kvalitetu. O rezultatima (prihvaæanju ili odbijanju prijave) obavijestit æemo Vas u najkraæem moguæem roku.

Kriteriji za formalnu valjanost ispunjenog prijavnog obrasca su sljedeæi:

prijavni obrazac podnosi matièna ustanova
prijavni obrazac poslan je u skladu s definiranim krajnjim rokom
prijavni obrazac mora biti ispunjen iskljuèivo elektronski, a ne ruèno (osim potpisa)
prijavni obrazac mora biti pravovaljano ispunjen na engleskom jeziku (poznavanje engleskog jezika jedan je od kriterija odabira)
ustanova podnositelja molbe ima sjedište u Hrvatskoj
prijavni obrazac je potpisala osoba pravno ovlaštena za potpisivanje u ime ustanove,
prijavni obrazac ima originalni peèat institucije/ustanove
prijavni obrazac poslan poštom ima poštanski peèat datiran s krajnjim datumom 15. prosinca 2008.
prijavni obrazac poslan putem elektronièke pošte na info@mobilnost.hr, je u pdf formatu. Ukoliko to nije moguæe, prihvaæamo i Word format prijavnog obrasca koji sadrži identiène podatke kao potpisani obrazac poslan poštom. (U sluèaju slanja prijavnog obrasca elektronskom poštom u Word formatu nije potreban originalni potpis osobe ovlaštene za potpisivanje i peèat ustanove)
u sluèaju da se podaci u prijavnom obrascu poslanom poštom te e-mailom razlikuju, pravovaljanim se smatra prijavni obrazac poslan poštom.
procjena troškova mora biti realna i u skladu s financijskim pravilima navedenim u ovom Natjeèaju.

Nakon evaluacije slijedi postupak odabira. Pri odabiru vodit æemo se slijedeæim kriterijima:

Koja je svrha pripremnog posjeta, teme i koje aktivnosti æe se provoditi
Naèini širenja rezultata aktivnosti
Koje su koristi za Vašu ustanovu/organizaciju
Povezanost posjeta sa ciljevima Vaše ustanove

Ugovaranje

Odabranim ustanovama Agencija æe dostaviti Ugovor koji definira prava i obveze Agencije i ustanove, te uvjete isplate financijske potpore - granta (isplata, provjere, izvješæivanje, kontrola).

Agencija æe dostaviti odabranoj ustanovi dva primjerka Ugovora koji treba potpisati, datirati te poslati preporuèenom poštom Agenciji. Nakon što zakonski predstavnik Agencije potpiše oba primjerka Ugovora, jedan primjerak bit æe Vam dostavljen poštom. Nakon potpisivanja Ugovora izvršava se isplata sredstava odabranim ustanovama te aktivnost može poèeti.

Pravila financiranja

Agencija za mobilnost i programe EU snosi troškove putovanja, smještaja i dnevnica u stvarnom iznosu nastalih troškova do najvišeg iznosa od 1.080 € isplaæenog u kunskoj protuvrijednosti prema teèaju na dan isplate.

Financijska sredstva koja isplaæuje Agencija za mobilnost i programe EU ustanovama služe kao doprinos za realizaciju aktivnosti pripremnog posjeta. Sredstva koja isplaæuje Agencija za mobilnost i programe EU ne pokrivaju nužno sve troškove nastale uslijed realizacije aktivnosti, veæ služe kao financijska potpora za njenu realizaciju.

Prilikom prijave na Natjeèaj potrebno je izraèunati okvirne troškove koji æe nastati uslijed realizacije aktivnosti.

Pripremni posjet

Izraèun okvirnih troškova nastalih uslijed provedbe pripremnog posjeta vrši se na temelju sljedeæih kategorija:

a) Putni troškovi

Putni troškovi pokrivaju se na temelju stvarnih troškova, a u iznosu od najviše 400 eura u kunskoj protuvrijednosti. Korisnici se obvezuju koristiti prijevoznim sredstvom koje je cijenom najpovoljnije. U prijavnom obrascu potrebno je navesti oèekivani iznos putnih troškova na temelju stvarne procjene (kontaktirati željeznièki kolodvor, autobusni kolodvor, putnièku agenciju te se raspitati o cijeni karte).

Putne troškove moguæe je prijaviti samo za sljedeæa prijevozna sredstva: vlak (2.razred), trajekt, autobus, zrakoplov (ekonomska klasa).

U putne troškove nije moguæe uraèunati troškove lokalnog prijevoza (gradski prijevoz, taksi, prijevoz do zraène luke), jer se navedeni troškovi pokrivaju iz dnevnica.

U sluèaju korištenja privatnog automobila, u prijavnom obrascu potebno je zatražiti iznos u visini karte najpovoljnijeg javnog prijevoznog sredstva (vlak, autobus). Korisnik treba predoèiti potvrdu o cijeni karte najpovoljnijeg sredstva javnog prijevoza (potvrdu zatražiti na željeznièkom ili autobusnom kolodvoru ili na internetskim stranicama).

Nakon završene aktivnosti, osoba koja je sudjelovala u aktivnosti pripremnog posjeta obvezna je u roku od 30 dana poslati na adresu Agencije za mobilnost i programe EU (Gajeva 22, 10 000 Zagreb) te na info mail info@mobilnost.hr izvješæe o realizaciji aktivnosti, s priloženim raèunima i kartama na temelju èega æe Agencija izvršiti finalni obraèun utrošenih sredstava.

b) Troškovi smještaja

Troškovi smještaja koje pokriva Agencija za mobilnost i programe EU najviše mogu iznositi 90 eura po noæenju. U sluèaju odabira skupljeg smještaja, korisnik ili ustanova u kojoj je korisnik zaposlen dužni su sami pokriti ostatak troškova smještaja.

c) Dnevnice

Dnevnice se isplaæuju ovisno o državi u kojoj se odvija aktivnost a prema važeæim financijskim pravilima Republike Hrvatske.

Ukoliko je krajnji korisnik osoba sa posebnim potrebama, molimo pogledajte poglavlje 9.1. prijavnog obrasca.

DRŽAVA IZNOS U EURIMA
Belgija - BE 70
Bugarska - BG 40
Njemaèka - DE 70
Èeška - CZ 50
Danska - DK 70
Estonija - EE 40
Grèka - EL 60
Španjolska -ES 60
Francuska - FR 70
Irska - IE 70
Italija - IT 70
Cipar - CY 60
Latvija - LV 40
Luksemburg-LU 80
Maðarska - HU 50
Malta - MT 60
Nizozemska- NL 70
Austrija - AT 70
Poljska - PL 40
Portugal - PT 60
Rumunjska -RO 40
Slovenija -SI 50
Slovaèka -SK 50
Finska - FI 70
Švedska - SE 80
Ujedinjeno kraljevstvo - UK 70

Samo navedene kategorije troškova (putni troškovi, troškovi smještaja, i dnevnice) smatraju se troškovima za koje osoba može tražiti isplatu. Ostali troškovi (npr. taksi prijevoz, lokalni prijevoz, hrana, i sl.) osoba je dužna pokriti iz troškova dnevnice.

U sluèaju da organizator kontakt seminara naplaæuje zajednièki paket troškova

Zajednièki paket troškova pokriva smještaj, obroke, materijale i moguæe sudjelovanje u kulturnim dogaðajima. S organizatorom kontakt seminara molimo provjerite postoji li zajednièki paket troškova te koji troškovi ulaze u zajednièki paket troškova.

Bespovratna sredstva za aktivnost pripremni posjeti, koja æe pokrivati Agencija, pokrivaju slijedeæe kategorije troškova:

a) zajednièki paket troškova

b) troškovi putovanja

a) Zajednièki paket troškova

Zajednièki paket troškova pokriva smještaj, hranu, dokumentaciju i moguæe sudjelovanje u kulturnim dogaðajima. Iznos zajednièkog paketa troškova odreðuje nacionalna agencija koja organizira kontakt seminar. Agencija za mobilnost i programe EU æe iznos zajednièkog paketa troškova uplatiti ustanovi u kojoj je zaposlena prijavljena osoba, a nakon toga postoje dva moguæa naèina plaæanja zajednièkog paketa troškova na raèun nacionalne agencije koja organizira kontakt seminar (molimo provjeriti s nacionalnom agencijom koja organizira kontakt seminar koji naèin je potrebno primjeniti u sluèaju kontakt seminara za koji se prijavljujete):

1. ustanova uplaæuje sredstva osobi koja se prijavila za sudjelovanje na kontakt seminaru (kao akontaciju za službeni put), a zatim ta osoba uplaæuje sredstva nacionalnoj agenciji koja organizira kontakt seminar putem bankovnog transfera

2. ustanova uplaæuje sredstva osobi koja se prijavila za sudjelovanje na kontakt seminaru (kao akontaciju za službeni put), a zatim ta osoba uplaæuje sredstva nacionaloj agenciji koja organizira kontakt seminar direktno na mjestu održavanja seminara

Kao dokaz da je zajednièki paket troškova plaæen, potrebno je priložiti raèun koji glasi na ime osobe koja je sudjelovala na kontakt seminaru.

b) Putni troškovi

Putne troškove moguæe je prijaviti samo za sljedeæa prijevozna sredstva: vlak (2.razred), trajekt, autobus,zrakoplov (ekonomska klasa).

U putne troškove nije moguæe uraèunati troškove lokalnog prijevoza (gradski prijevoz, taksi, prijevoz do zraène luke,) buduæi da se navedeni troškovi plaæaju iz dnevnica.

Iznimka

U sluèaju da korisnik nije u moguænosti doæi na dan poèetka kontakt seminara, zbog nemoguænosti organiziranja putovanja u mjesto održavanja kontakt seminara, ili u sluèaju da ne može otiæi na zadnji dan održavanja kontakt seminara veæ kasnije, iz istog razloga, Agencija može izvanredno dodijeliti dodatne dnevnice ukoliko procijeni da su razlozi ranijeg/kasnijeg putovanja opravdani. Kao dokaz potrebno je priložiti potvrdu javnog prijevoznika ili avio kompanije da ne postoji moguænost putovanja na odgovarajuæi dan. No, u sluèaju da troškovi nastali uslijed ranijeg ili kasnijeg putovanja prelaze iznos od 1080 EURa, Agencija nije dužna snositi dodatno nastale troškove. Odluku æe donijeti Agencija nakon predaje završnog izvješæa.

Ukoliko korisnik odluèi doputovati dan ranije ili otputovati dan kasnije iz nekih drugih razloga pored gore navedenih, Agencija u tom sluèaju pokriva troškove putovanja, ali ne i dodatne dnevnice i smještaja.

Naèin isplate financijskih sredstava odabranim ustanovama

Nakon odabira prijavljenih ustanova uslijedit æe potpisivanje ugovora izmeðu Agencije za mobilnost i programe EU i odabranih ustanova, te isplata sredstava za realizaciju aktivnosti pripremnog posjeta. Isplata sredstava izvršit æe se na žiro raèun ustanove u kojoj je zaposlena prijavljena osoba - korisnik. Ustanova je zatim dužna izvršiti isplatu tih sredstava osobi - korisniku koji se prijavio za sudjelovanje na pripremnom posjetu. Isplata se izvršava na temelju putnog naloga, kao akontacija.

Isplata sredstava od strane Agencije za mobilnost i programe EU izvršava se na temelju procjene realnih troškova iskazanih u prijavnom obrascu, po principu predfinanciranja, u iznosu od 80 % procjene troškova. Drugim rijeèima, od realnog iznosa koji je zatražen prijavnim obrascem Agencija æe ustanovi isplatiti 80% tog iznosa unaprijed.

Agencija zadržava pravo prijavljene iznose proglasiti neutemeljenim ili nerealnim te zadržava pravo smanjiti iznose zatražene u prijavnom obrascu.

Po završetku aktivnosti korisnik je obvezan dostaviti Agenciji popis troškova s kopijama raèuna naslovljenima na ime osobe koja je izvršila aktivnost u sluèajevima gdje je to moguæe. (npr. raèun hotela naslovljen na ime osobe koja je sudjelovala u aktivnosti, ili avionska karta naslovljena na ime te osobe). Ukoliko bude potrebno, Agencija može zatražiti dodatne dokaze o izvršenoj aktivnosti.

Nakon analize ostvarenih troškova, Agencija uplaæuje preostali iznos na raèun ustanove unutar 30 dana po dostavljanju završnog izvješæa, a ustanova se obvezuje ostatak isplatiti korisniku - osobi koja je sudjelovala na pripremnom posjetu.

U sluèaju da osoba koja se prijavila za pripremni posjet odustane obavezna je nadoknaditi veæ nastale troškove iz vlastitih sredstava, osim u sluèaju više sile (bolesti i slièni opravdani razlozi), kada je potrebno dostaviti dokaze o nemoguænosti realizacije aktivnosti.

Podnošenje završnog izvješæa

Nakon izvršene aktivnosti korisnik - osoba je dužna podnijeti završno izvješæe o njenoj provedbi Agenciji za mobilnost i programe Europske unije, uz priložene dokaze da su mu sredstva isplaæena na raèun. Završno izvješæe takoðer, mora sadržavati raèune kojima se opravdavaju isplaæena sredstva (karta, smještaj).

Rok za podnošenje završnog izvješæa jest 30 dana od završetka aktivnosti.

Nakon predaje završnog izvješæa, Agencija æe napraviti analizu troškova (zatraženih troškova u prijavnom obrascu, te realiziranih troškova tijekom pripremnog posjeta), te na osnovi toga :

a) zatražiti povrat sredstava ukoliko se uspostavi da je iznos kojeg je Agencija uplatila ustanovi prije realizacije aktivnosti veæi od stvarno nastalih troškova. Povrat sredstava Agenciji od strane korisnika mora se izvršiti u roku od 30 dana nakon obavijesti koju pošalje Agencija korisniku. Ustanove æe biti obaviještene o postupku povrata sredstava nakon analize završnog izvješæa.

b) isplatiti ostatak sredstava korisniku ukoliko se analizom pokaže da su troškovi nastali uslijed realizacije aktivnosti realni i opravdani, te veæi od iznosa kojeg je Agencija uplatila ustanovi prije realizacije aktivnosti.

Agencija æe koristiti podatke iz završnog izvješæa u svrhu analize i diseminacije rezultata. Svi podaci iz završnog izvješæa su javni ukljuèujuæi slike, te ih Agencija može koristiti u promotivne svrhe.

Za sve upite molimo obratite se na info@mobilnost.hr; s predmetom e-pošte:

Natjeèaj za pripremne posjete,

ili na info telefon 01 5005 635.