Procedura za povrat putnih troškova
Studenti i doktorandi imaju pravo na povrat putnih troškova najviše za jednu ostvarenu mobilnost, a nastavno osoblje najviše za dvije ostvarene mobilnosti tijekom jedne akademske godine. U okviru jedne mobilnosti stipendist ima pravo na povrat putnih troškova za jedno putovanje: polazak od matične zemlje do odredišta mobilnosti te povratak u matičnu zemlju. Bez obzira na vrstu prijevoza povrat putnih troškova vrši se do najvećeg iznosa od 2.000,00 HRK po stipendistu uz niže navedene uvjete.
Stipendist je dužan dostavljenom dokumentacijom dokazati da su putovanje i mobilnost ostvareni. Datumi na priloženoj putnoj dokumentaciji moraju odgovarati datumu početka, odnosno završetka mobilnosti, uz dozvoljena odstupanja od 5 dana prije datuma početka, odnosno 5 dana nakon datuma završetka mobilnosti navedenih u Letter of Confirmationu.
Rok za podnošenje zahtjeva za povrat putnih troškova jest najkasnije 45 kalendarskih dana od završetka mobilnosti. Rok za donošenje odluke (odobrenje ili odbijanje zahtjeva) jest 30 kalendarskih dana od primitka zahtjeva. U slučaju da NCO-HR od podnositelja zahtjeva traži nadopunu dokumentacije, rok za donošenje odluke produljuje se sukladno broju dana potrebnih za dostavu dodatne dokumentacije.
Potrebna dokumentacija:
- zahtjev koji se podnosi na memorandumu visokog učilišta/odsjeka i ovjerava potpisom osobe koja podnosi zahtjev i pečatom ustanove/odsjeka
- putna dokumentacija (vidi niže)
- pismo potvrde (Letter of Confirmation) za svakog stipendista za kojeg se traži povrat putnih troškova
- ispunjen Mobility Report u CEEPUS sustavu za sve stipendiste za koje se podnosi zahtjev (Mobility Report nije potrebno printati).
a) JAVNI PRIJEVOZ
Za putovanje je moguće koristiti autobus i vlak (2. razred za studente i doktorande te 1. razred za profesore) te avion, uz niže navedene uvjete.
Povrat pune cijene prijevoza avionom odobrava samo u slučaju da je cijena avionske karte jednaka ili do 200,00 HRK viša od cijene prijevoza vlakom drugog razreda, što se dokazuje prilaganjem predračuna za povratnu kartu vlaka (2. razred za studente i doktorande, te 1. razred za profesore) ili autobusa.
U svim drugim slučajevima se za prijevoz avionom isplaćuje naknada u iznosu povratne karte vlaka (2. razred za studente i doktorande, te 1. razred za profesore) ili autobusa.
Putna dokumentacija koja se prilaže uz zahtjev: originalne putne karte i/ili račun za karte, ukrcajne propusnice u slučaju prijevoza avionom te predračun za povratne karte vlaka ili autobusa u svrhu usporedbe cijena.
b) PRIJEVOZ OSOBNIM AUTOMOBILOM
Povrat pune cijene prijevoza osobnim automobilom odobrava se u slučaju kada je ukupan trošak prijevoza automobilom za sve stipendiste koji putuju automobilom manji od ukupnog troška prijevoza vlakom (2. razred za studente i dotkorande te 1. razred za profesore) ili autobusom, što se dokazuje prilaganjem predračuna za povratnu kartu vlaka (2. razred za studente i doktorande, te 1. razred za profesore) ili autobusa. Puna cijena prijevoza osobnim automobilom podrazumijeva naknadu od 2,00 HRK po kilometru i ostale dokazane troškove puta automobilom (cestarine, tunelarine i slično).
U svim drugim slučajevima se za prijevoz automobilom isplaćuje naknada u iznosu povratne karte vlaka (2. razred za studente i doktorande te 1. razred za profesore) ili autobusa.
Putna dokumentacija koja se prilaže uz zahtjev: originalni računi za cestarine, tunelarine, vinjete i slično, ispis rute s Via Michelin ili nekog drugog planera putovanja te predračun za povratne karte vlaka ili autobusa u svrhu usporedbe cijena.
c) PUTNI TROŠKOVI ZA GRUPNE MOBILNOSTI (LJETNE I ZIMSKE ŠKOLE)
U slučaju planirane grupne mobilnosti lokalni CEEPUS koordinator dužan je najkasnije 30 dana prije putovanja pisanim putem obavijestiti NCO-HR o namjeri podnošenja zahtjeva za povrat putnih troškova. NCO-HR će na osnovu raspoloživih proračunskih sredstava i dostavljene dokumentacije (ponuda i predračuna) donijeti odluku o prihvaćanju ili odbijanju zahtjeva za povrat putnih troškova. Za grupne mobilnosti moguće je odobravanje povrata troškova prijevoza stipendista vlakom (2. razred za studente i doktorande, te 1. razred za profesore) ili autobusom, kao i povrata troška autobusa, mini-busa, kombija ili prijevoza osobnim automobilima (vidi točku b)) ako navedeno predstavlja uštedu novčanih sredstava u odnosu na ukupnu cijenu prijevoza svih stipendista vlakom (2. razred za studente i doktorande, te 1. razred za profesore) ili autobusom.
Putna dokumentacija koja se prilaže uz zahtjev: originalni računi za najam prijevoznog sredstva i ostale troškove puta (cestarine, tunelarine i slično). U slučaju korištenja osobnih automobila ili javnog prijevoza vlakom (2. razred za studente i doktorande, te 1. razred za profesore) ili autobusom prilaže se ista dokumentacija koja je navedena za ovu kategoriju prijevoza kod individualnih mobilnosti (vidi točku a)).
