Posao u Agenciji dijeli se na nekoliko tipova:

a) Rad na programima mobilnosti
b) Rad na financijama vezanim za programe mobilnosti
c) Rad u računovodstvu
d) Rad na pravnim pitanjima
e) Rad na općim poslovima
f) Odnosi s javnošću.

 

 

a) Rad na programima mobilnosti podrazumijeva, između ostalog:

• Vođenje određenog broja projekata za koje djelatnik priprema svu dokumentaciju, od obavijesti o primitku do naloga za isplatu - administrativni poslovi (priprema dopisa, odluka i ugovora)
• Evaluaciju određenog broja projekata prema zadanim pravilima 
• Evaluaciju završnih izvješća projekata
• Vođenje evidencije o svim rokovima tijekom provedbe projekata
• Pregledavanje dokumentacije svojih kolega - sudjelovanje u sustavu unutarnjih kontrola
• Unos podataka u Sustav upravljanja informacijama
• Kontrola Sustava upravljanja informacijama
• Svakodnevna komunikacija s korisnicima - savjetovanja, odgovaranja na upite (osobno, telefonski, e-mailom)
• Priprema prezentacija i prezentiranje programa koje AMPEU provodi
• Priprema izvještaja prema Europskoj komisiji
• Priprema izvještaja prema nadležnim tijelima državne uprave
• Izrada informativnih materijala o programima
• Sudjelovanje u organizaciji različitih promotivnih i informativnih događanja
• Sudjelovanje u radnim skupinama ostalih tijela državne i javne uprave
• Sudjelovanje na sastancima i radionicama u zemlji i inozemstvu
• Planiranje rada na tjednoj, 6-mjesečnoj i godišnjoj bazi
• Planiranje potrebnih sredstava za realizaciju planiranih aktivnosti
• Proučavanje relevantnih strateških dokumenata
• Sudjelovanje u izradi strateških dokumenata

 

b) Rad na financijama vezanim za programe mobilnosti podrazumijeva, između ostalog:

• Planiranje potrebnih troškova i proračuna
• Praćenje potrošnje
• Uspoređivanje troškova prema dva sustava evidentiranja - EU i HR
• Dvostruko vođenje evidencije o izvršenim transakcijama - EU i HR
• Analiza završnih izvješća
• Priprema i kontrola isplata korisnicima
• Priprema i kontrola naloga za povrat sredstava
• Unos podataka u Sustav upravljanja informacijama
• Redovito usklađivanje računovodstvenog sustava i Sustava upravljanja informacijama
• Odlazak na revizorske i nadzorne posjete korisnicima
• Izvještavanje o provedenim nadzornim aktivnostima
• Priprema izvješća prema Europskoj komisiji
• Priprema izvješća prema nadležnim tijelima državne uprave
• Suradnja s vanjskim revizorskim kućama

 

c) Rad u računovodstvu podrazumijeva, između ostalog:

 

• Obračun plaća
• Knjiženje računa i izvoda i njihova kontrola
• Priprema izvješća i obrazaca
• Obračuni ugovora o djelu, putnih naloga itd.
• Vođenje blagajne
• Vođenje podataka u SAP-u
• Vođenje evidencije oslobođenja od PDV-a

 

d) Rad na pravnim pitanjima podrazumijeva, između ostalog:

 

• Kontrola ugovora i dokumenata vezanih za projekte
• Priprema ugovora za vanjske suradnike i pravne osobe s kojima Agencija surađuje 
• Pravno savjetovanje vezano za radno i obvezno pravo
• Izrada pravnih dokumenata - općih akata Agencije
• Vođenje postupka javne nabave
• Vođenje ljudskih resursa

 

 

e) Rad na općim poslovima podrazumijeva, između ostalog:

 

• Naručivanje uredskog materijala i opreme 
• Vođenje evidencije o dolasku i odlasku djelatnika
• Vođenje eviencije o godišnjim odmorima, dopustima, bolovanjima i ostalim odsustvima
• Vođenje registra usavršavanja djelatnika
• Zaprimanje prijava za natječaje i projekte
• Vođenje knjige ulazne pošte
• Evidencija radnika u personalnim dosjeima
• Vođenje urudžbenog zapisnika
• Arhiviranje urudžbiranog gradiva
• Prikupljanje ponuda za različite potrebe AMPEU
• Organizacija službenih putovanja i ostalih događaja Agencije

 

 

f) Rad na odnosima s javnošću podrazumijeva, između ostalog:

 

• Priprema informativnih i promotivnih događanja
• Priprema informativnih i promotivnih materijala
• Prikupljanje ponuda za događanja i materijale
• Praćenje potrošnje sredstava namijenjenih za događanja i materijale
• Pisanje priopćenja za javnost
• Pisanje tekstova za medije
• Redovito kontaktiranje medija
• Održavanje kontakata s tijelima državne i javne uprave te medijima
• Predstavljanje Agencije na raznim događanjima
• Umrežavanje i pozicioniranje Agencije među potencijalnim korisnicima
• Izrada komunikacijske strategije
• Izrada akcijskog plana za provedbu komunikacijske strategije 
• Poboljšanje vizualnog identiteta Agencije
• Traženje inovativnih načina za predstavljanje Agencije